RUEDA DE NEGOCIOS

Por Eduardo Burga Bartra


Definición del producto

La Rueda de Negocios se podría definir como un mecanismo simple y de acción directa, que consiste en reuniones de empresarios, instituciones y organizaciones, de uno o más países, que desean celebrar entrevistas y promover contactos entre sí, con el propósito de realizar negocios y relaciones asociativas.

La Rueda de Negocios es un instrumento que permite lograr transacciones interempresariales en servicios y/o bienes para el desarrollo de aquellas empresas que participan en ella. Permite a las empresas iniciar actividades internacionales; realizar estudios de mercado a costos reducidos; conocer y acceder a nuevos mercados; a nuevas oportunidades de negocio; descubrir que se pueden realizar distribuciones cruzadas, inclusive con empresas competidoras; conocer las adaptaciones que deberán realizarse a los productos.

Entre las metas que se pueden conseguir a través de la aplicación de la Rueda de Negocios, se tiene las siguientes:

  1. Dinamizar la integración económica entre los diferentes países que participan en la Rueda.
  2. Incentivar que la pequeña y mediana empresa latinoamericana multiplique su interés y gestión en los negocios internacionales.
  3. Propiciar el mejor conocimiento sobre su mercado actual, potencial y nivel de competitividad internacional.
  4. La presentación o contacto entre empresas a través de una rueda de negocios institucionalizada, aumenta los niveles de confianza y, mediante el suministro de información adicional, puede contribuir a reducir el número de encuentros necesarios para concretar un negocio.
  5. Acumulación de conocimientos organizativos y de gestión que realiza la institución organizadora.
  6. Preparar a las PYMES para desarrollar un comportamiento elástico ante los requerimientos y propuestas de otros agentes económicos.
  7. Fortalecer el desarrollo de espacios regionales proyectados a la cooperación con el mercado latinoamericano preferentemente.
  8. Proveer información económica para contribuir a la ubicación de nichos de mercado para los productos de la región. Los mismos que en una proporción mayoritaria proceden de la pequeña empresa y requieren orientación para concretar nuevas formas de asociación empresarial acordes con la globalización de la economía y la integración económica y social.
  9. Búsqueda de espacios de cooperación entre las empresas, productores individuales, trabajadores, asociaciones de empresarios, Cámaras de Comercio e Industria, Organizaciones no gubernamentales de desarrollo (ONGDs), gobiernos regionales, el gobierno central y sus Instituciones especializadas.
  10. Desarrollo de relaciones de cooperación con los organismos binacionales y organismos multilaterales.
  11. Facilitar el contacto de pequeños y medianos empresarios con compradores, proveedores, inversionistas, financistas y otros agentes económicos internacionales. Materializar proyectos conjuntos de inversión. Conseguir una creciente interacción en el ámbito de las negociaciones. Intercambiar tecnología y llegar a plasmar acuerdos comerciales y de servicios.
  12. Instrumento o mecanismo que disminuye los costos de coordinación entre empresas de diferentes países.
  13. Promover exportaciones e importaciones de productos y servicios (materias primas, partes y piezas, semiterminados, manufacturas finales). Buscar u otorgar corresponsalías, distribución y representación comercial.
  14. Ampliar el mercado de franquicias, licencias de marca y transferencia de tecnología.
  15. Captar inversiones, líneas de financiamiento y oportunidades de negocios. Promover joint ventures.
  16. Desarrollar nuevas formas de asociación, empresas mixtas con industrias afines o complementarias, asociaciones de adición de valor para la conquista de otros mercados.
  17. Impulsar la subcontratación.

CARACTERÍSTICAS DE LA RUEDA DE NEGOCIOS

  1. Es un mecanismo de participación directa de empresarios.
  2. Es selectiva, prioriza los productos y servicios que se desean tratar.
  3. Es una actividad que se realiza mediante entrevistas empresariales que van entre 20 - 45 minutos.(según se determine).
  4. Los organizadores realizan un conjunto de actividades previas y orientadoras que permiten reducir los gastos de gestión e información de los participantes.
  5. Reduce los costos para otros operadores económicos en la toma de contactos nacionales e internacionales.
  6. Podrán participar empresarios, consultores, funcionarios, de cualesquier sector económico, independiente de su tamaño y nacionalidad y que hayan cancelado su ficha de inscripción.
  7. Se tiene hasta el momento, de acuerdo a estudios hechos por CEPAL, que hay un mayor grado de éxito en la concreción de negocios en las ruedas específicas o sectoriales.

Es sabido que el establecimiento y especialización de ruedas de negocios va de menos a más. En un inicio las ruedas constituían sólo un acompañamiento a una feria y/o evento de mayor magnitud. Actualmente se puede observar que se desarrollan ruedas al margen de esos eventos y han adquirido su propia fisonomía.

LOGROS

  1. Cooperación en la promoción y el desarrollo de la pequeña y mediana empresa.
  2. Acuerdos y negociaciones que abonan a la integración de los países.
  3. Nuevas formas de relación para mantenerse informados.
  4. Los subproductos finales de la Rueda son: El Directorio de invitados y participantes y el compendio de catálogos. Además, la experiencia y el estudio práctico de mercado realizado por los empresarios.

LIMITACIONES

  1. La más importante radica en la escasez de tiempo para organizar las Ruedas. Una Rueda debe prepararse con seis meses de anticipación.
  2. Presupuestos limitados. Se recomienda un presupuesto exclusivo integral para las Ruedas.
  3. Espacio físico y servicios.
  4. Difusión nacional e internacional.
  5. Hay poco conocimiento sobre el significado de la Rueda de negocios.
  6. Problemas en el aspecto operativo.

Las actividades para el desarrollo de una Rueda de Negocios se han tomado del III Manual para la Realización de Ruedas de Negocio desarrollado por el BID INTAL, el mismo que ha elaborado un software para su adecuado manejo.

1. Determinación de las características de la Rueda.

Determinar con la institución organizadora y otros agentes involucrados sobre el diseño de la Rueda. Sus objetivos, alcances, costos aproximados, auspicio, fecha, lugar, duración y número aproximado de participantes. Coordinaciones y tareas.

2. Promoción: en el interior del país y en el exterior.

De acuerdo a las características impulsar y desarrollar toda una estrategia de promoción de la herramienta. En este punto reside el éxito del evento. Debe tomarse el tiempo necesario para su mejor realización y no escatimar gastos en el convencimiento que es una inversión a recuperar con los resultados.

3. Elaboración de documentos de inscripción e información.

En el diseño de la ficha se plasma la cantidad de información que se requiere para desarrollar la herramienta. Debe ser de fácil comprensión y con ejemplos que ilustren a los empresarios cómo llenar y potenciar su empresa.

4. Llenado de fichas de inscripción.

Se sobrentiende que los primeros que entreguen la información solicitada en las fichas aparecerán en le primer catálogo, teniendo por tanto mayores ventajas comparativas que aquellos que no lo hacen con la debida anticipación. Muchos empresarios del exterior esperan ver el catálogo y directorio para decidir su participación.

5. Elaboración del primer catálogo de ofertas y demandas y directorio de participantes.

Servirá para que los empresarios estén informados de las ofertas y demandas de productos y/o servicios que están presentes en la rueda de negocios y de esa manera llenar posteriormente su solicitud de citas del primer día de Rueda.

6. Inauguración de la Rueda (pueden darse charlas motivadoras).

Es el acto formal que debe tener la prestancia que el evento requiere. Se debe pensar que vienen empresarios de otros países y la imagen del país está en juego. Todo debe estar bien planificado y buscar la mayor cobertura periodística posible.

7. Solicitudes de entrevistas.

Mecanismo con el que se inicia la rueda propiamente dicha. El empresario solicita tener cita con otro, sea este nacional o internacional. En la solicitud deben aparecer los datos (empresa, código, sector y país) de su empresa y de las empresas con las que desea entrevistarse. Además se recomienda una priorización que facilite al programa la relación de entrevistas.

8. Aplicación de programa para concertación de citas. (1º día)

Con los datos consignados en la solicitudes de entrevistas, el programa determina las citas de negocio para cada empresario que las ha solicitado. En este listado aparecerá la hora, el código de la empresa con quien se reúne y el número de la mesa donde se llevará a cabo la cita. Debe entenderse que cuando son pocos empresarios las citas se pueden concertar sin ayuda del programa.

9. Realización de las citas concertadas.

Se requiere un trabajo personalizado para atender a los empresarios y ayudarlos en el proceso de ubicación de su mesa y posibles alternativas si no asistiera su contraparte. (otras citas o videos y/o charlas motivadoras). El tiempo debe ser cumplido a cabalidad pues de ello depende la marcha normal de la Rueda.

10. Evaluación de las citas realizadas.

Se da el tiempo necesario para que el empresario evalúe su cita de negocios. Se debe ser sutil en las preguntas de evaluación y no violentar reservas propias de los negociadores.

11. Elaboración de un segundo catálogo de ofertas y demandas y directorio de participantes.

Los empresarios cuya inscripción se realizó tardíamente deben ser incluidos en un nuevo catálogo y directorio que servirá para las entrevistas del segundo (y/o tercer día si tiene esa duración).

12. Solicitudes de entrevistas para el segundo (y/o tercer día).

Se podrá insistir en aquellas citas que por motivos de mucha demanda no pudieron concretarse. De la misma forma con aquellas empresas que recién se han inscrito.

13. Aplicación de programa para concertación de citas. (2º día)

Al igual que para el primer día se cruzaran las demandas de citas y se sacará un listado para el segundo y/o tercer día (si tuviera esa duración).

14. Realización de las citas concertadas.

Al igual que el primer día se desarrollan las entrevistas solicitadas.

15. Evaluación de las citas realizadas.

Proceso similar al del primer día.

16. Encuesta para evaluar el resultado final de la Rueda.

Aplicada bien sea en forma general a todos los participantes o a una muestra de ellos, evaluando entrevistas solicitadas vs. concertadas, resultados comerciales obtenidos, una estimación de los resultados en montos (US$). Igualmente aspectos referidos a la organización, a su participación, el interés, la opinión sobre el evento, el cómo se enteró del evento y sugerencias y comentarios.

17. Análisis de resultados.

De parte del Comité organizador en base al número programado y real de los asistentes, el logro de los objetivos planteados y de las expectativas de los asistentes en función a su evaluación y la encuesta aplicada.

18. Informe final.

Referido tanto a la evaluación cualitativa como cuantitativa. Se consignarán los informes económico-financieros, los logros y las limitaciones obtenidos.


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