RUEDA DE NEGOCIOSRUEDA DE NEGOCIOSLa Rueda de Negocios se podría definir como un mecanismo simple y de acción directa, que consiste en reuniones de empresarios, instituciones y organizaciones, de uno o más países, que desean celebrar entrevistas y promover contactos entre sí, con el propósito de realizar negocios y relaciones asociativas.
La Rueda de Negocios es un instrumento que permite lograr transacciones interempresariales en servicios y/o bienes para el desarrollo de aquellas empresas que participan en ella. Permite a las empresas iniciar actividades internacionales; realizar estudios de mercado a costos reducidos; conocer y acceder a nuevos mercados; a nuevas oportunidades de negocio; descubrir que se pueden realizar distribuciones cruzadas, inclusive con empresas competidoras; conocer las adaptaciones que deberán realizarse a los productos.
Entre las metas que se pueden conseguir a través de la aplicación de la Rueda de Negocios, se tiene las siguientes:
Es sabido que el establecimiento y especialización de ruedas de negocios va de menos a más. En un inicio las ruedas constituían sólo un acompañamiento a una feria y/o evento de mayor magnitud. Actualmente se puede observar que se desarrollan ruedas al margen de esos eventos y han adquirido su propia fisonomía.
LOGROS
LIMITACIONES
Las actividades para el desarrollo de una Rueda de Negocios se han tomado del III Manual para la Realización de Ruedas de Negocio desarrollado por el BID INTAL, el mismo que ha elaborado un software para su adecuado manejo.
1. Determinación de las características de la Rueda.
Determinar con la institución organizadora y otros agentes involucrados sobre el diseño de la Rueda. Sus objetivos, alcances, costos aproximados, auspicio, fecha, lugar, duración y número aproximado de participantes. Coordinaciones y tareas.
2. Promoción: en el interior del país y en el exterior.
De acuerdo a las características impulsar y desarrollar toda una estrategia de promoción de la herramienta. En este punto reside el éxito del evento. Debe tomarse el tiempo necesario para su mejor realización y no escatimar gastos en el convencimiento que es una inversión a recuperar con los resultados.
3. Elaboración de documentos de inscripción e información.
En el diseño de la ficha se plasma la cantidad de información que se requiere para desarrollar la herramienta. Debe ser de fácil comprensión y con ejemplos que ilustren a los empresarios cómo llenar y potenciar su empresa.
4. Llenado de fichas de inscripción.
Se sobrentiende que los primeros que entreguen la información solicitada en las fichas aparecerán en le primer catálogo, teniendo por tanto mayores ventajas comparativas que aquellos que no lo hacen con la debida anticipación. Muchos empresarios del exterior esperan ver el catálogo y directorio para decidir su participación.
5. Elaboración del primer catálogo de ofertas y demandas y directorio de participantes.
Servirá para que los empresarios estén informados de las ofertas y demandas de productos y/o servicios que están presentes en la rueda de negocios y de esa manera llenar posteriormente su solicitud de citas del primer día de Rueda.
6. Inauguración de la Rueda (pueden darse charlas motivadoras).
Es el acto formal que debe tener la prestancia que el evento requiere. Se debe pensar que vienen empresarios de otros países y la imagen del país está en juego. Todo debe estar bien planificado y buscar la mayor cobertura periodística posible.
7. Solicitudes de entrevistas.
Mecanismo con el que se inicia la rueda propiamente dicha. El empresario solicita tener cita con otro, sea este nacional o internacional. En la solicitud deben aparecer los datos (empresa, código, sector y país) de su empresa y de las empresas con las que desea entrevistarse. Además se recomienda una priorización que facilite al programa la relación de entrevistas.
8. Aplicación de programa para concertación de citas. (1º día)
Con los datos consignados en la solicitudes de entrevistas, el programa determina las citas de negocio para cada empresario que las ha solicitado. En este listado aparecerá la hora, el código de la empresa con quien se reúne y el número de la mesa donde se llevará a cabo la cita. Debe entenderse que cuando son pocos empresarios las citas se pueden concertar sin ayuda del programa.
9. Realización de las citas concertadas.
Se requiere un trabajo personalizado para atender a los empresarios y ayudarlos en el proceso de ubicación de su mesa y posibles alternativas si no asistiera su contraparte. (otras citas o videos y/o charlas motivadoras). El tiempo debe ser cumplido a cabalidad pues de ello depende la marcha normal de la Rueda.
10. Evaluación de las citas realizadas.
Se da el tiempo necesario para que el empresario evalúe su cita de negocios. Se debe ser sutil en las preguntas de evaluación y no violentar reservas propias de los negociadores.
11. Elaboración de un segundo catálogo de ofertas y demandas y directorio de participantes.
Los empresarios cuya inscripción se realizó tardíamente deben ser incluidos en un nuevo catálogo y directorio que servirá para las entrevistas del segundo (y/o tercer día si tiene esa duración).
12. Solicitudes de entrevistas para el segundo (y/o tercer día).
Se podrá insistir en aquellas citas que por motivos de mucha demanda no pudieron concretarse. De la misma forma con aquellas empresas que recién se han inscrito.
13. Aplicación de programa para concertación de citas. (2º día)
Al igual que para el primer día se cruzaran las demandas de citas y se sacará un listado para el segundo y/o tercer día (si tuviera esa duración).
14. Realización de las citas concertadas.
Al igual que el primer día se desarrollan las entrevistas solicitadas.
15. Evaluación de las citas realizadas.
Proceso similar al del primer día.
16. Encuesta para evaluar el resultado final de la Rueda.
Aplicada bien sea en forma general a todos los participantes o a una muestra de ellos, evaluando entrevistas solicitadas vs. concertadas, resultados comerciales obtenidos, una estimación de los resultados en montos (US$). Igualmente aspectos referidos a la organización, a su participación, el interés, la opinión sobre el evento, el cómo se enteró del evento y sugerencias y comentarios.
17. Análisis de resultados.
De parte del Comité organizador en base al número programado y real de los asistentes, el logro de los objetivos planteados y de las expectativas de los asistentes en función a su evaluación y la encuesta aplicada.
18. Informe final.
Referido tanto a la evaluación cualitativa como cuantitativa. Se consignarán los informes económico-financieros, los logros y las limitaciones obtenidos.
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